Obiettivi di un programma globale Records Management

Records Management è la pratica dei record di gestione di un'organizzazione o istituzione se un record di & rsquo; s intero ciclo di vita . Record sono disponibili in una varietà di formati . Un record può essere digitale o può essere un oggetto tangibile , come una fotocopia o x - ray. Alcuni programmi educativi formalmente affrontano problemi nella gestione dei record . Programmi come biblioteconomia e scienza dell'informazione , archivi e Conoscenza Architettura e Gestione analizzare e sviluppare la teoria attuale e le migliori pratiche per la gestione del personale record . Quattro concetti di base che tutti i programmi di gestione record di indirizzi sono : la pianificazione , la politica e la procedura di creazione , archiviazione e classificazione delle informazioni e la creazione di standard di accesso e di distribuzione . Pianificazione

Ogni organizzazione è unica , ed ognuno ha le proprie esigenze particolari . Il primo passo per la gestione dei record di un'organizzazione è capire le sue esigenze e pianificare il modo di soddisfare in modo efficace ed efficiente a queste esigenze . Fondazioni classi insegnano futuri fascicoli del personale di gestione le teorie dietro strategie di pianificazione efficaci e come condurre un'analisi dei bisogni e pianificare strategicamente a lungo ea breve termine .
Politica e la procedura

Creazione e l'applicazione di politiche e procedure che segue le migliori pratiche nella gestione dei record è un aspetto molto importante di avere un reparto di gestione dei record organizzata e ben sviluppata in tutte le organizzazioni . Alcuni problemi che devono essere considerati quando si sviluppa la politica di gestione dei record sono : l'attribuzione di responsabilità e autorità , progettazione e realizzazione di un sistema ( automatico o paper-based ) per la gestione di record e, in definitiva , le integrazioni di gestione dei record in sistemi e processi di business < . br >
identificare , memorizzazione e classificare i record

Tutte le organizzazioni devono identificare : che tipo di record che desidera immagazzinare , che tipo di sistema di classificazione che desiderano utilizzare e che tipo di sistema di storage è opportuno che le informazioni continuano . La scelta di un sistema di classificazione è importante garantire che i record di raccolta di un'organizzazione è organizzata e facilmente accessibile . L'attuazione della classificazione decimale Dewey in una biblioteca è un esempio di un sistema di classificazione organizzativo utilizzato per classificare le informazioni . In aggiunta , tutte le registrazioni devono essere conservati in un modo che li tiene al sicuro da tutti i giorni usura e lacerazione , nonché situazioni di disastro o di emergenza .
Accesso Standards

Decidere chi può accedere a quali dischi e se i record possono lasciare l'edificio e per quanto tempo sono tutte questioni che devono essere considerati quando si affronta standard di accesso . La circolazione dei materiali dipende dal tipo di record memorizzati e il metodo di memorizzazione . Record che sono protetti dalla legge avranno standard di accesso specifiche che devono essere seguite molto attentamente .