10 Linee guida efficace per la comunicazione scritta

In un contesto personale o aziendale , la capacità di comunicare efficacemente attraverso la corrispondenza scritta è un must . Comunicazione scritta può assumere molte forme , tra cui e-mail , messaggi di testo , appunti , o lettere . Non importa quale formato si sta utilizzando , ci sono alcune regole di base da seguire per garantire la vostra comunicazione scritta sia corretto ed efficace , semplicità

Utilizzare semplice struttura della frase . Struttura della frase complessa può complicare ciò che si sta cercando di dire e di essere facilmente fraintesa . Mantenere le vostre frasi concise e al punto . Invece di dire " Vorrei fissare una riunione per discutere i fatti pertinenti del caso di specie al più presto , " dire " Per favore fatemi sapere quando possiamo incontrarci per discutere il caso . "
Evitare il gergo

non utilizzare il gergo o linguaggio che solo tu e selezionato gruppo di individui a capire . La vostra comunicazione scritta, deve essere accessibile per il pubblico , non importa chi si sta comunicando . Linguaggio tecnico e il gergo deve essere utilizzato solo quando più il linguaggio semplicistico non è sufficiente .
Specificità

fornire dettagli specifici quando possibile . Evitare la scrittura in dettagli ambigui o poco chiari . Invece di scrivere " Ho un sacco di esperienza di lavoro in questo campo , " dire " Ho lavorato come ingegnere per tre anni e mezzo . "
Essere Conversational

comunicazione scritta è diversa dalla scrittura accademica o scientifica e dovrebbe essere più colloquiale in natura . Come regola generale , scrivere in modo simile come parlare . Leggi il tuo messaggio ad alta voce per assicurare che la tua scrittura sembra conversazione .
Evitare Gendered Lingua

Evitare di associare un pronome maschile o femminile per la scrittura . Mentre è la grammatica tecnicamente suono di usare " egli" o "suo" quando il sesso è sconosciuto o quando ci si riferisce ad un gruppo di persone , la lingua potrebbe offendere alcune persone . Per essere sul sicuro , non utilizzare un pronome di genere a meno che non si è sicuri del sesso della persona che si fa riferimento .
Evitare passiva Lingua

Scegli verbi attivi invece di verbi passivi per aggiungere interesse alla vostra comunicazione scritta . WRITE " Ho guidato per la spiaggia il Sabato , " invece di " Quando stavo guidando alla spiaggia il Sabato ... " . Utilizzando voce attiva permetterà anche di suono più colloquiale , come raramente usiamo voce passiva nella comunicazione verbale .
Essere Personable

Se si conosce la persona che si sta scrivendo a , riconoscere questo rapporto . Invece di usare pronomi coperta come " voi", utilizzare il nome della persona . Rendere le informazioni di includere nella vostra comunicazione scritta pertinente al lettore . A seconda del rapporto che hai con la persona , iniziare e finire la tua scrittura con un saluto appropriato .
Selezione medio

Scegliere il mezzo giusto per la vostra comunicazione scritta . Sia che si utilizzi email , messaggi di testo , o una lettera dipende da chi si sta scrivendo e di ciò che si sta scrivendo. Se non avete mai utilizzato messaggi di testo nell'ambiente di lavoro , potrebbe non essere il modo migliore per corrispondere con un collega .
Appropriata Humor

Utilizzare l'umorismo con moderazione , e solo quando appropriato per la situazione . Se avete poca dimestichezza con il tuo lettore , evitare di fare battute in modo da non offendere il lettore . Se si dispone di un buon rapporto con il vostro lettore , sentitevi liberi di usare l'umorismo nella comunicazione scritta . Anche se si conosce bene il lettore , evitare di umorismo offensivo o controverso .
Proof Leggi

Non importa quanto bravo a scrivere si può essere , è fondamentale per la prova di lettura la vostra comunicazione scritta . Verificare la presenza di ortografia o errori grammaticali nella tua scrittura . Assicurarsi che ciò che avete scritto efficacemente comunica il messaggio destinato .