Scuola Checklist Asta Fundraising

Un'asta raccolta fondi della scuola richiede organizzazione per il successo . Mantenere le cose in modo da creare una lista di controllo master per avere a portata di mano tutto il processo . Separare l'elenco in pagine singole di ogni argomento principale. Ogni pagina ha bisogno di quattro colonne sotto sotto un'unica voce principale. Fornire una copia della pagina elenco di controllo applicabile ad un sottocomitato di utilizzare come linea guida . Prenotate la lista di controllo master per il regista asta . Posizione
Utilizzare l'elenco di controllo per monitorare la disponibilità di posti a sedere per gli ospiti .

Top ogni pagina con un titolo , pagina un essere "location ". Includere le informazioni di contatto per il luogo protetto e il nome del volontario piombo . Etichettare le colonne " in loco ", " bisogno di portare ", " note " e "completo ". Articoli di questo elenco sono tavoli, sedie, arredamento , indennità di cibo , parcheggio , istituito , abbattere , problemi d'asta , e tempi . In fondo alla lista , creare un piccolo grafico per il totale dei costi e includere le informazioni metodo di pagamento .
Pubblicità
Visita potenziali sponsor in persona , aggiornando la lista di controllo per evitare duplicati visite .

Elencare i tipi di pubblicità opportunità nella parte superiore della pagina di riferimento . Includere il costo per la sponsorizzazione di un tavolo , la collocazione degli annunci in un programma , ed eventuali opzioni aggiuntive . Etichettare le colonne " ragione sociale ", " contatto ", " livello di sponsorizzazione " e " annuncio ricevuti /pagamento . " Creare un grafico totale in fondo a questa pagina per tenere traccia del numero di annunci venduti e l' importo delle entrate raccolte . Mantenere questa lista per la pubblicità solo , anche se vi è un ulteriore donazione .
Donazioni
Donazioni includono qualsiasi cosa data per sostenere l'evento , da oggetti all'asta a centrotavola .

Lista tutte le persone e le imprese si avvicinarono per le donazioni . Etichettare le colonne " business /persona contattata , " " voce donato ", " data di pick- up " e " ricevuto ". Includere le informazioni di contatto per il donatore e le note su come sarà ottenuta la donazione . Tenere aggiornamenti quotidiani sulla lista di controllo master per essere condivisi con tutti i volontari . Evitare di chiedere le imprese più di una volta per qualsiasi tipo di supporto . Aggiungere una colonna per monitorare il follow-up nota di ringraziamento al donatore .
Staff
sapere chi è responsabile per i dettagli dell'evento di tenere un elenco aggiornato del personale .

elencare ogni posizione , dipendente o volontario , e le loro funzioni . Includere i requisiti per la pianificazione e il giorno dell'evento . Etichettare le colonne " job description ", "contatto con il numero di telefono ", " compiti di preparazione " e " doveri degli eventi . " Includere il banditore , presidenti , set-up e tear -down equipaggi , tesoriere , i lavoratori da tavolo anteriori , assistenti banditore , e lo scrittore programma . Insistere su ricezione di un numero di telefono per tutto il personale il giorno dell'evento . Lasciare spazio per segnare presenze . Evidenziare i leader di ciascun equipaggio per una facile consultazione .
Day Event Timeline
Utilizzare l' elenco di controllo maestro il giorno della manifestazione per mantenere le cose senza intoppi .

Creare un calendario per la evento tra cui ogni dettaglio dall'arrivo alla lock-down . Includere una piccola sezione nella parte superiore della pagina per le scadenze delle azioni pre -evento , come ad esempio trasformare in programmi completati per la stampa . Elenco turni di lavoro di volontariato , di completamento di decorazione , di layout dell'elemento dell'asta , tavolo set - up , banditore della timeline , sound check , sistemi di pagamento , e abbattere . Utilizzare una piccola colonna per spuntando le attività completate . Lasciare spazio non utilizzato per la scrittura di ulteriori esigenze per gli eventi successivi .