Ci sono molte ragioni che uno può scegliere di inviare una nota di servizio al cliente . Indipendentemente dal motivo , seguendo le regole del pollice sotto elencati contribuirà a garantire che il memo produce results.Things positivi che ti serviranno

Computer

Stampante

carta o account di posta elettronica

destinatario di indirizzo

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Mantenete il vostro memo specifica , concisa e rispettoso . Sia che si stanno affrontando un cliente potenziale o colleghi di lavoro , i destinatari meritano di essere trattati con cortesia comune .

2

Conosci il tuo pubblico di destinazione . Memo Assistenza clienti possono affrontare una varietà di lettori . Se sei un manager , si potrebbe desiderare di affrontare personale aziendale vigenti in materia di politiche e procedure di servizio al cliente . Se sei un rappresentante del servizio clienti , si può essere iscritto a clienti potenziali o attuali . Ognuno di questi destinatari hanno esigenze e aspettative diverse . Avendo esigenze e le aspettative vostro target del pubblico prima di tutto nella tua mente come si inizia la stesura vostro servizio memo cliente farà in modo che si assume il tono corretto durante la composizione di e-mail .

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Assegna il tuo cliente servizio di promemoria una riga di oggetto che è specifico e appropriato per l’e-mail che è quello di seguire . Siate il più specifici possibile . Se si utilizza un modello per comporre il memo servizio clienti , utilizzare una riga di oggetto che almeno copre l’ argomento che si sta affrontando in un modo che avvisa i destinatari per quanto riguarda il contenuto che si intende affrontare . Se si risponde a una e-mail prima , non utilizzare il generata automaticamente ” Re : ” come oggetto

4

Fai il tuo punto evidente all’inizio del messaggio . . Anche se si utilizza un modello , essere sicuri che il vostro memo sta affrontando un problema che può essere facilmente distinto nella prima o seconda linea . Questo farà sì che i tuoi lettori sanno che il memo li riguarda direttamente e renderà più probabile che continueranno a leggere . Ciò è particolarmente importante nella comunicazione e-mail , come molti destinatari presuppongono messaggi che non li riguardano direttamente sono “spam ” , cioè , “junk mail” .

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Controlla la tua grammatica , punteggiatura e ortografia prima si invia il promemoria . Questo può sembrare ovvio , ma dimenticando di verificare la corrispondenza per gli errori grammaticali è un errore molto comune fatto da professionisti in ogni campo . Errori di battitura rendono non solo il memo sciatta , fanno anche la corrispondenza sembrare poco professionale e screditare il messaggio che si sta tentando di comunicare .

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Assicurati di ringraziare i vostri lettori . Lasciare il lettore con l’impressione che si apprezza il tempo che hanno trascorso a leggere il promemoria e fornire informazioni di contatto possono utilizzare dovrebbero avere domande o dubbi .