responsabili amministrativi sono spesso il collante che tiene insieme l’ufficio . Conosciuto anche come responsabile di ufficio , business manager o il direttore delle operazioni , questi individui possono gestire un reparto specifico in una grande azienda o di sorvegliare le operazioni di ufficio dell’intera organizzazione in una società più piccole . Secondo l’organizzazione , questa persona può avere un diploma di scuola superiore o di un diploma di laurea in una materia come la gestione aziendale o strutture . Indipendentemente dalle dimensioni dell’organizzazione , responsabili amministrativi spesso destreggiarsi tra una lunga lista di attività al fine di garantire che la società senza intoppi .

Operazioni di coordinamento

Coordinamento operazioni amministrative della società per assicurarsi che l’ ufficio scorre senza intoppi è un obiettivo chiave del direttore amministrativo . L’ufficio è l’hub centrale della società , e una delle sue funzioni è quello di garantire che il resto della società può lavorare senza ostacoli e indisturbato , che richiede attività di coordinamento . Ad esempio, quando la sala conferenze sta per essere verniciato, il resto del personale deve essere informato in anticipo e , se possibile , dotato di una sala meeting alternativo . Se il sistema di allarme sta per essere testato , o l’aria condizionata sta per essere tagliato , dovrebbero essere forniti tali notifiche .

Garantire la funzionalità

L’ufficio del la funzionalità è un altro obiettivo chiave del responsabile amministrativo . Ciò comporta la formazione e la supervisione del personale amministrativo per assicurarsi che i dipendenti esercitano le loro funzioni richieste . Esempi possono includere facendo in modo che l’addetto alla reception è a posto per accogliere visitatori e clienti , assicurando che i telefoni sono risposto in modo tempestivo da parte dei rappresentanti del servizio clienti piacevole e cortese , e supervisionando la distribuzione e la raccolta di posta . Si può anche comportare la supervisione dipendenti o collaboratori che gestiscono la pulizia , la manutenzione , la riparazione e le altre funzioni essenziali . Politiche e procedure scritte in genere svolgono un ruolo importante nel raggiungimento funzionalità .

Manutenzione Impianti

dirigenti amministrativi sono responsabili della gestione delle diverse tipologie di attrezzature utilizzate da un azienda . Questo può variare da l’acquisto , il leasing , la tenuta della contabilità di , effettuare le chiamate di servizio e alla sostituzione di tali apparecchiature per ufficio come fotocopiatrici e telefoni . Essa può anche includere garantire che i veicoli aziendali funzionare correttamente e hanno licenza attuale , la registrazione e la documentazione assicurativa . Il direttore amministrativo può anche essere incaricata di sovrintendere alla manutenzione delle attrezzature , macchinari e strumenti specifici per l’attività dell’azienda . Buone capacità di negoziazione sono utili nella contrattazione per il prezzo migliore al momento dell’acquisto o leasing di attrezzature .

Supplies Stocking

Il mantenimento di una camera di alimentazione ben fornito o altra area designata è un altro obiettivo del direttore amministrativo . Essi garantiscono che le forniture sono ordinati , archiviati , distribuiti e rifornito . Dalla carta per fotocopie , quaderni , cartelle di file e di altri articoli di carta a punti metallici, nastro adesivo , matite e penne , i dipendenti dipendono dal personale amministrativo per mantenere gli elementi amministrativi a portata di mano . Altri tipi di forniture possono includere batterie del computer portatile e telefono cellulare , caffè, acqua in bottiglia e articoli da toilette . Dirigenti amministrativi spesso negoziare contratti per ottenere prezzi migliori per le forniture , soprattutto se ordinate all’ingrosso .

Sostenere il Fondo

Un altro obiettivo del direttore amministrativo è sostenere la complessiva aspetto e lo stato della struttura . Si tratta di fare in modo l’edificio aderisce agli standard sanitari e ambientali . Esso include anche la gestione della sicurezza della struttura , che può comportare sovrintendere alla distribuzione delle chiavi costruzione e l’ufficio e osservando monitor di sicurezza . Sorvegliare progetti di costruzione , ristrutturazione e manutenzione è anche una parte di sostenere la struttura , così come la manutenzione di segnaletica e di prato e zone esterne .