? Gestione dei record è l’ organizzazione, la conservazione e l’archiviazione dei documenti , sia elettroniche che cartacee . Sistemi di gestione dei record non sono sempre le funzioni fondamentali delle imprese e delle organizzazioni , ma questi sistemi sono fondamentali per il buon funzionamento di una società . Povero gestione dei record ha effetti molto negativi , sia giuridicamente e per il benessere della vostra organizzazione . Come risultato di regolamenti dei registri federali , le organizzazioni stanno cominciando a prendere sul serio la gestione dei record . Affari Inefficienza
Bad risultati di gestione dei record a spendere troppo tempo a localizzare i file fuori luogo . Misplacing file e documenti importanti possono subire perdite in termini di dispendio di risorse nella ricerca di questi file . La soddisfazione del cliente sarà compromessa se non è possibile accedere alle informazioni tempestivamente e soddisfare le esigenze dei clienti . Un backlog nelle operazioni di business può anche derivare da record poveri; per esempio , durante l’elaborazione di assegni , pagare le tasse , guadagnando dichiarazioni dei redditi e gestione del magazzino .
inosservanza delle
la gestione dei record poveri si espone a conseguenze legali , a causa della non -Compliance alle normative federali in materia di gestione dei record. Ci sono molti pezzi di regolamentazione in materia di gestione dei record; per esempio , i Sentencing Guidelines Information Management Compliance della legge federale statunitense richiede che si mette un adeguato programma di gestione dei record in atto nella vostra organizzazione . Le leggi Sarbanes – Oxley richiedono anche alle società di mantenere record finanziari per fini di controllo .
Cattiva gestione Decision Making
Le decisioni di gestione sono realizzati con riferimento ai documenti aziendali . Ciò significa che senza i documenti necessari , l’organizzazione rischia di prendere decisioni infondate conseguente perdite , la corruzione e la cattiva gestione . Buone record sono direttamente collegate a una maggiore trasparenza e un efficace governo societario
Spiraling Informazioni
Secondo uno studio intitolato ” Forecast Email utilizzo in tutto il mondo , 2002-2006 : . Sapere cosa sta Venendo Your Way “, il numero di messaggi e-mail inviati al giorno è passata da 31 miliardi nel 2002-60000000000 dal 2006 Con questa quantità di informazioni elettroniche , cattiva gestione dei record può facilmente sopraffare la capacità di un’organizzazione . Sovraccarico di informazioni porterà una organizzazione a un punto morto . Una corretta gestione , d’altra parte , assicura che le informazioni è tenuto sotto controllo .