Anche se una relazione formale è per la maggior parte una presentazione informativa , l’obiettivo finale della relazione possono variare . Può delineare i dettagli di una proposta di progetto o un disegno , documentare e analizzare i risultati sperimentali , sostenere una linea di condotta sulla base dei dati disponibili , e verificare e valutare i risultati di altri studi formali . Un rapporto formale offre una serie di vantaggi per il lettore e il ricercatore , tutte cardine sue caratteristiche di base . Organizzazione e chiarezza
La struttura e il linguaggio di una relazione formale permette all’autore di presentare i suoi dati in modo sistematico , puntando sui suoi punti chiave , lasciando prevedere informazioni tangenziali e secondaria. Il documento è suddiviso in sezioni chiaramente definiti disposti in un flusso logico . Questa presentazione metodica di dati significa che il lettore possa comprendere rapidamente ciò che il ricercatore vuole esprimere . Gli scrittori sono invitati ad analizzare il loro pubblico – cioè , sapere se stanno scrivendo per i tecnici , esperti , dirigenti o un pubblico misto /generale – prima di scrivere il report . Una relazione ben scritta , dunque , contiene il meno gergo possibile ed è comprensibile in prima lettura .
Obiettività e affidabilità
una relazione formale presenta anche un neutro , presentazione imparziale e , possibilmente , l’analisi delle informazioni. Dove è necessaria analisi o ipotesi , dovrebbe fornire una chiara , logica basata sui fatti per entrambi. Questo significa fatti principali – statistiche, risultati sperimentali , ricerca ben documentata e altre informazioni di supporto. Perché la soggettività viene omesso , un rapporto formale può essere utilizzato come riferimento secondario affidabile o la letteratura per gli studi correlati. Mentre un rapporto informale può essere letto solo come un complemento , un rapporto formale può essere citata in studi collegati , senza la sua validità in discussione.
Accuratezza e verificabilità
Precisione significa che uno scrittore dichiara tutti i suoi fatti in modo chiaro e completo – dando le dimensioni e le unità esatte , ove necessario , la definizione di termini tecnici , e usando un linguaggio concreto che non lascia spazio ad ambiguità . Verificabilità , d’altra parte , significa che l’informazione è attribuito correttamente alle fonti di diritto , e che la bibliografia tralascia nessuna pubblicazione , libro o articolo. Mentre in termini di tempo , questo assicura che una relazione formale è affidabile , e che un altro ricercatore può verificare se le informazioni presentate sia corretta sia replicando l’ esperimento o passando in rassegna le fonti citate .
Brevità
un altro vantaggio di un rapporto formale è che il lettore riceve tutte le informazioni pertinenti , senza dover leggere diversi libri sull’argomento . La relazione contiene già una sintesi delle informazioni di base necessarie per capire di cosa si tratta , più tutte le analisi , le conclusioni e le raccomandazioni . A differenza dei libri di testo, che possono includere dettagli irrilevanti per motivi di illustrazione e di chiarezza , le relazioni formali tenere tutto a breve , semplice e dritto al punto . Operano sul principio di economia , utilizzando il minor numero di parole necessarie a fornire il significato desiderato .